Bedrijven moeten de belangrijke punten/ontwikkelingen vaststellen (zowel in- als extern) die van belang kunnen zijn voor het behalen van de doelstellingen voor gezond en veilig werken.

Daarnaast moeten ze de behoeften en verwachtingen van medewerkers en andere belanghebbenden in kaart brengen.

VCA richt zich op de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, hoofdaannemer en onderaannemer en tussen het bedrijf en (tijdelijke) medewerkers. 

De norm kent geen algemene eisen ten aanzien van een context- of stakeholderanalyse.

Het managementsysteem moet alle activiteiten, producten en diensten omvatten die het bedrijf kan beheersen of beïnvloeden. Het gaat dus ook om kantooractiviteiten of activiteiten in bijvoorbeeld de eigen werkplaats.

VCA is gericht op operationele activiteiten die risicovol zijn of in een risicovolle omgeving worden uitgevoerd. Bedrijven kunnen hun eigen kantoren en werkplaatsen meenemen in de scope, maar dit is niet verplicht.

Bedrijven moeten processen inrichten voor de consultatie en participatie van medewerkers. Niet alleen op de werkvloer, maar ook op strategisch niveau met de werknemersvertegenwoordiging (voor zover aanwezig).

Medewerkers moeten bij verschillende onderdelen van het managementsysteem betrokken worden.

Consultatie of participatie is onder andere aan de orde bij het identificeren van gevaren en risico’s, bepalen van doelstellingen en het nemen van (beheers)maatregelen.

VCA kent geen verplichting om medewerkers te consulteren en te laten deelnemen op beleidsmatig niveau. Op de werkvloer zijn er verschillende concrete eisen die dit borgen.

Risico’s en kansen moeten worden vastgesteld op zowel beleidsmatig/strategisch (volgend uit de contextanalyse) als operationeel niveau. Naast de gevaren en risico’s moet er ook gekeken worden naar kansen en moet rekening gehouden worden met risico’s in verband met wet- en regelgeving. Er moet daarmee breder gekeken worden dan de gebruikelijke RI&E.

Voor VCA moeten risico’s met behulp van een RI&E periodiek geïnventariseerd en geëvalueerd worden. Daarnaast wordt aandacht besteed aan specifieke eisen van de opdrachtgever op het gebied van veiligheid en gezondheid.

Het bedrijf moet een proces hebben voor het vaststellen en actueel houden van de wettelijke en andere eisen die van toepassing zijn op veiligheid en gezondheid. Het overzicht van wettelijke en andere eisen moet zijn gedocumenteerd.

VCA is een manier om te voldoen aan de belangrijkste wettelijke eisen op het gebied van veiligheid en gezondheid. VCA vraagt niet om een systeem om de wettelijke en andere eisen in kaart te brengen en actueel te houden.  

Processen voor zowel de interne als externe communicatie in relatie tot het managementsysteem moeten worden ingericht. Onderdeel daarvan is dat moet worden bepaald wat, naar wie, hoe en wanneer wordt gecommuniceerd. Bij de invulling van de communicatie moet rekening worden gehouden met de wensen van belanghebbenden.

Het bedrijf moet waarborgen dat de gecommuniceerde informatie betrouwbaar is.

Bij VCA moet binnen het bedrijf een communicatie- en overlegstructuur worden ingericht. Ook worden eisen gesteld aan de communicatie met opdrachtgever, onderaannemers en tijdelijke medewerkers.

Externe communicatie met bijvoorbeeld het bevoegd gezag of de omgeving hoeft niet te worden ingevuld vanuit de norm (VCA).

Het bedrijf committeert zich aan het voldoen aan de wettelijke en andere eisen. Het voldoen aan deze eisen moet zodanig door de organisatie zelf worden gecontroleerd, dat er een actueel inzicht is in de compliancestatus.

Bij VCA-audits leiden  tekortkomingen op het gebied van wet- en regelgeving op de werkvloer  tot een afwijking. Er zijn geen eisen om de compliancestatus te onderhouden.

Bedrijven moeten gebruik maken van een TRA om VGM-risico’s in kaart te brengen en te beheersen als ze werkzaamheden uitvoeren in een specifieke situatie of omgeving of wanneer wordt afgeweken van standaard werkmethodes.

ISO 45001 vraagt om het in kaart brengen van gevaren en risico’s in verschillende situaties, waarbij ook medewerkers moeten worden betrokken. ISO 45001 kent het begrip TRA niet, deze kan hiervoor wel worden gebruikt.

Vlak voordat met de werkzaamheden wordt gestart, moeten medewerkers er zeker van zijn dat alle risico’s bekend zijn en dat er voldoende (beheers)maatregelen zijn getroffen.

Zie toelichting bij TRA. ISO 45001 kent de term LMRA niet. LMRA kan wel als middel ingezet worden.

Alle operationele medewerkers en operationele leidinggevenden moeten door middel van respectievelijk het diploma Basisveiligheid VCA en het diploma Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA aantonen dat ze over voldoende VGM-basiskennis beschikken.

ISO 45001 vereist dat eerst de benodigde competenties voor alle medewerkers worden geïdentificeerd en dat er vervolgens wordt gezorgd dat de medewerkers hierover beschikken. Er worden geen specifieke diploma’s als B-VCA en VOL-VCA geëist, deze kunnen wel als middel ingezet worden.

Geborgd moet worden dat voldaan wordt aan specifieke opleidings- en ervaringseisen voor specifieke taken. Voor werkzaamheden binnen de petrochemische sector moeten opleidingen voldoen aan de eisen vanuit de SSVV Opleidingengids.

Zie punt hierboven. De eisen vanuit de SSVV Opleidingengids worden niet geëist, maar kunnen wel als middel ingezet worden. Wanneer opdrachtgevers deze vereisen, kunnen ze via het voldoen aan wettelijke en andere eisen worden geborgd.

In het kader van VGM-overleg moeten bedrijven met operationele medewerkers fysieke contactmomenten organiseren om VGM-onderwerpen te bespreken.

Afhankelijk van het certificatieniveau gelden verschillende frequenties. Bij uitzondering kan worden afgeweken, maar ook dan moet de helft van de contactmomenten fysiek plaatsvinden (bij VCA Petrochemie zijn hierop geen uitzonderingen mogelijk).

ISO 45001 kent algemene eisen om communicatie en overleg binnen de organisatie te regelen. Er zijn geen specifieke eisen ten aanzien van de vorm en frequentie van de bijeenkomst met operationele medewerkers. Toolboxmeetings kunnen wel als middel worden ingezet.

Om een veilige werkomgeving in stand te houden of te bevorderen worden door operationele leidinggevenden (of medewerkers) werkplekinspecties uitgevoerd, waarbij zowel naar afwijkingen als positieve bevindingen wordt gekeken.

Periodieke werkplekinspecties worden in ISO 45001 niet geëist. Wel wordt door middel van monitoring en metingen beoordeeld of de processen beheerst verlopen en moet de directie zorgen voor een cultuur die gezond en veilig werken ondersteunt. Om aan deze eisen te voldoen kunnen werkplekinspecties wel worden toegepast, dit is echter niet verplicht.

Om te zorgen dat arbeidsmiddelen en PBM’s blijvend voldoen aan de vastgestelde VGM-eisen, moeten ze tenminste eenmaal per jaar gekeurd worden en dient de keuringsvervaldatum op de betreffende middelen vermeld te worden.

ISO 45001 kent geen expliciete eisen ten aanzien van jaarlijkse keuringen en aantoonbaarheid van de keuringsvervaldatum op de werkvloer.

Binnen ISO 45001 moet echter wel voldaan worden aan de wet- en regelgeving op dit gebied.